皆様、こんにちは!
ことのは、中小企業診断士の山下です。


  • クラウドサービス利用で効率化!
  • 紙⇒電子、懸念される事項とは?

 

担当者不在時の電話、対応如何を問わず、メモ等を残すかと思います。弊社でも、A4用紙4つ切りサイズの専用メモ用紙を作り、メモを残す運用をしています。

 

  • 電子化できないか?

という単純な発想、そしてクラウドサービスの有効活用といった視点から、chatworkタスク機能」の利活用を検討中です。具体的には、chatwork上に「電話(不在メモ)」というグループを作り、不在メモは「タスク」として起こし、その後の「タスク」管理は不在者に任せます。

 

  • メリットデメリットchatwork化)

を考えてみました。


  • メリット
  1. 遠隔地で「不在メモ」を確認、chatwork上で指示が可能(待たせない、時短化)。
  2. 記録を残すことができる(紙は破棄することが多い、記録化)。
  3. 可読性が向上する(直筆だと読めない可能性がある、可読性)。
  4. 編集が簡単(不在メモが2つ3つと増加せず纏まる、集約化)。
  5. 対応状況を社内共有できる(未対応モレを防ぐ、網羅性)。
  6. ペーパーレス化が進む(コスト減、経済性)。
  7. 本来の「タスク管理」機能として利用する布石となる(業務改善、革新性)。
  8. chatツール利用の経験値が上がり提案力が増す(業界変革への対応、スキル強化)。

  • デメリット
  1. Webブラウザやメーラーを起動、随時確認が必要(紙だと席に戻った際に一目瞭然)。
  2. 既存のやり方を変える手間が生じる。
  3. 人と人とが話す機会が減る可能性がある。
  4. 息をつく間が減り、多忙時にはストレスを感じる場面が増す

ということで、やはり取り組んでみるべきなのでは?と思います。

デメリット「」については「慣れ」の問題であり、運用してしまえばどうにかなります。しかし、デメリット「」については、対策を施す必要があると感じています。

これらについて、今週末開催する「研修旅行」で議論を行います。その結果は、後日、別途公開していこうと思います。

 

補足)これを導入した場合、多くの企業では、

  1. どの曜日・時間まで、不在メモを確認しなければならないの?
  2. 外出時に確認する際は、どの・誰の端末で確認すればよいの?

との声が上がること必至です。社内規程も考慮の上、これらについても議論してみたいと思います。

 

中小企業診断士 山下典明



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