皆様こんにちは!
社会保険労務士法人「ことのは」、中小企業診断士の山下典明です。

横浜・海老名・藤沢、3か所でセミナー講師として登壇しました。


主催:公益社団法人 かながわ福祉サービス振興会

題目:職場環境整備講座
  :「優良介護サービス事業所「かながわ認証」取得支援セミナー」
  :職場環境の整備とITツール活用


内容(目次)は、こんな塩梅です。

具体的にどんな話をしたのか?

前半についてポイントを絞って記していきたいと思います。

なお一気に綴ると長文になるため、3回に分けることにします。

 


  • 紙による管理が悪いのではなく、、、
  • 管理できていない状況が問題!

人事労務業務においては、様々な個人情報を取り扱います。現状、これらをどのような媒体で取り扱っていますか?

  • 紙媒体
  • 電子データ
  • クラウド


● 紙で管理できていないものが、ITツールで魔法のごとく管理できるはずがない!


紙媒体だと「何か煩雑になりがちだよなぁ~」、、、「電子化、クラウド化、管理しやすく手間も減るに違いない」と思いがちです。

しかし「電子化、クラウド化」しても運用でもたつくならば「宝の持ち腐れ」。結局は、紙媒体管理との並行運用情報2重3重管理となり、今迄以上に煩雑化、「IT化に失敗した!」「コストだけかかった!」という嫌な思いをするだけです。

 


● 人事労務ルールは明確かつ現場実態とマッチしていますか?


勤怠や人事労務業務をIT化するためには、人事労務ルール明確化されていて、かつそれが現場実態マッチしていなければなりません。つまり、紙媒体であったとしても確実な管理ができる状態であることが大前提となります。

IT化においては「システム初期設定」が不可欠です。この「システム初期設定」では、会社のルールを適用します。ここが曖昧だと「システム初期設定」がブレブレになりますので、動かしたところで使い物になりません。手入力オンパレードとなること必至、生産性低下は火を見るより明らかです。広告宣伝をみて夢見た「使い心地」や「期待効果」を得ることは、難しいでしょう。 

 


● ITベンダーへ具体的な要望を伝えられますか?


ITツール導入に焦る必要はありません。現状をどうしたいのか?ITベンダーへ具体的な要望を伝えられる状況へシフトしてきましょう。そのためには、、、

  1. ITツール導入に踏み切る前に、現在管理方法について見直しを実施する。
  2. 問題箇所があるならば、それらの解決策を見つけて、まずは実行してみる。
  3. 実行結果を振り返り、解決策調整することで、完成度高めるルール化する。
  4. IT化により効率化が見込めるならば、業務・コストに見合うモノを選定する。
  5. 選定先へ問い合わせる

ここまでやれば、決してITベンダーの言いなりになるのではなく、ITベンダーに要望を伝えることができる状態になっているはずです。「IT化に失敗した!」「コストだけかかった!」という状況は生じないでしょう。

 


その②へつづく

 

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中小企業診断士 山下典明



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