個人情報保護方針

個人情報保護方針

個人情報保護方針

社会保険労務士法人ことのは(以下「当法人」)は、企業の人事労務関連における機密性の高い個人情報を保護することが重要な責務であることを認識し、その取扱について次のように定めます。当法人は、本人の権利を保護するために、個人情報に関する法規制等を厳守し、以下に示す方針に基づき個人情報保護マネージメントを構築します。

個人情報の公表

当法人の個人の情報保護方針はホームページに掲載いたします。

適正な取得、利用方法

個人情報の利用目的は受託契約書に明記し、取得と利用は、労働・社会保険諸法令に基づく事務所の業務遂行に必要とする最小限において利用し、必要とする場合以外は事務所外に持ち出し口外しません。また、個人情報保護・管理する体制を確立し、適切な個人情報の収集、利用および提供に関する内部規定を定め、これを厳守します。

安全対策

個人情報の漏えい、滅失またはき損に関する万全の予防措置を講じることにより、個人情報の安全性・正確性の確保を図り、万一の問題発生時には速やかな是正対策を実施します。ネットワークの安全対策として個人情報を取り扱うパソコンは必要十分なファイアウォール及びウィルスチェック機能を装備し、外部に持ち出すパソコンは起動時の認証機能を設定します。

従業員の教育、監督

個人情報の適切な取扱いに関する教育を行い、当法人から権限を与えられた従業員だけがその情報にアクセスできます。なお、個人情報の保護体制を適切に維持するため、社内体制、内部規定を継続的に見直し、改善していきます。

公表・開示

個人情報を他の組織・団体に公表することはいたしません。公表及び開示請求がある場合、または法律により必要とされる場合のみです。

委託

当法人が外部に業務を再委託することはありません。今後、もし一部でも外部に委託する場合には、定められた委託先監督手順に従い適切に委託先評価を行うとともに必ず機密保護基準に従うこと、および基準厳守状況確認のための監査ができることを要求します。

第三者への情報提供

当法人は、目的の如何を問わず、外部組織・団体との間で個人に関する情報を共有すること、および第三者に提供することはいたしません。

廃棄処分

いただいた個人情報の法定保管期間経過後は、速やかに廃棄処分いたします。廃棄するときは、専門の外部業者に委託して行います。

当社で取り扱う個人情報とその利用目的

(1)社会保険労務士業務において企業から預託された従業員個人情報
労働・社会保険諸法令に基づき作成、届出、申請する各種届出書、申請書、その他文書について、適正、確実、迅速な手続きを行うため
(2)給与計算業務に関する個人情報
給与計算業務委託に基づき給与計算を行うため、また給与計算に付随した連絡のため
(3)取引先個人情報
引き合いへの対応、受注活動、契約交渉、契約の締結、契約事項の履行、顧客との連絡のため
(4)採用募集者の方に関する個人情報
採否の検討及び決定、その他の情報に関する各種連絡のため
(5)従業員の個人情報
雇用管理及び業務遂行のため、非常時の連絡のため
(6)WEB入力フォームによる個人情報
お問い合わせへの対応、無料相談お申込みへの対応
(7)その他
時候挨拶、儀礼など商習慣上必要な業務のため、当社施設への入退室管理のため
また、当社は以下のいずれかの場合を除いて、個人情報を利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用し、第三者に提供は行いません。
(1)本人の同意がある場合。なお、第三者に提供する場合には、機密保持、再提供の禁止、お客様からの申し出によりりようを停止することを契約の条件といたします。
(2)法令等により開示を求められた場合
(3)本人または公衆の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(5)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。
なお、特定個人情報の利用目的については、以下についてのみとなります。特定個人情報については、ご本人の同意を得た場合でも定められた利用目的以外に利用することはありません。
(1)社会保障の手続書類に従業員等の個人番号を記載して行政機関等及び健康保険組合等に提出する場合
(2)源泉徴収事務
(3)人の生命、身体又は財産の保護のために個人番号を利用する必要がある場合
当社のお客様、取引先及び従業員等の個人情報及び特定個人情報の取得、保管、利用、提供又は廃棄するに当たって、当社が定めた取扱い規定に従い適切に取り扱います。個人情報の保護に関する法律、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律、特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン(事業者編)、国が定める方針その他の規範および社会保険労務士法を遵守し、全従業員が特定個人情報等の保護の重要性を理解し、適正な取り扱い方法を実施します。

個人情報の収集、管理及び安全対策について

適正かつ合法的な方法により個人情報を収集します。個人情報を適切・厳重に管理し、情報の漏えいや紛失、不正な不正なアクセスや破壊・改ざんが起きないよう、徹底した安全対策を講じます。

個人情報の開示・訂正・利用停止等の手続き

お客様の個人情報の開示・訂正・追加・削除、または利用の停止・消去・第三者への提供の停止等をご希望方は、必要な手続きについてご案内いたしますので、以下の相談窓口までお申し出ください。その際、お申し出の方がご本人であることを確認させていただいたうえで、速やかに対応させていただきます。また、ご希望の全部又は一部に応じられない場合は、その理由をご説明いたします。なお、開示内容により手数料(実費相当額)が発生することがあります。

収集する個人情報について

情報の提供は任意ですが、提供が無い場合は必要とするサービスを受けることができません。なお、WEB入力フォームでは、電話番号の入力が任意となっています。ご入力いただいた電子メールアドレスが誤っていたなどの理由により、電子メールでのご連絡が取れない場合に、電話を差し上げることができず、お問い合わせ対応ができないことがあります。