皆様、こんにちは。
ことのは、中小企業診断士の山下です。
- 現場業務の棚卸し（ありのままを記述）
- 現場業務を見直す（ボトルネック抽出）
- 現場業務を再構築（ボトルネック解消）
そして
- 社内ルール明確化
現在の業務が非効率だからＩＴツールを導入する。
確かに、各ベンダーの宣伝やプレゼンを視聴すると、「なんて簡単なんだ！」「あんなにサクサクことが進むとはスゴイ！」と思います。それを達成することも可能です。
しかし、達成されることが約束されているわけではないことを、忘れてはいけません。「ワクワク」する気持ちが、現実を考えていくうちに「・・・」意気消沈していく心境の変化、誰しもが感じたことがあるのではないでしょうか。
先日、セミナー講師として登壇、ＩＴツール（クラウド型）を導入した企業担当者の方から、苦労話をしていただきました。
「ＩＴツールは導入しなければならない！ということで、導入はしたものの、思うように定着化が進まず、店長が四苦八苦、日々格闘している状況。店舗で集計されたデータが本部にアップロードされるので、本部業務は楽になりましたが、、、。やはり、社内ルールがあっても、それが周知徹底されていないと、そしてＩＴツールの使い方に皆が慣れてくれないと、効果を実感するまでには至らないですね。」とのこと。なお、ＩＴツールを導入して約１年が経過しての状況だそうです。
○ point：社内ルール明確化
ＩＴツールは、仕様が明確でないと、動作を確定させることができません。将来的にはＡＩ技術革新に伴い、徐々にＡＩが仕様を作り込み、ＩＴツールに反映される、そんな時代が到来するかと思います。しかし、そのような時代であっても、仕様完成度は、スタートダッシュ時点における使いやすさや、その後の定着化に係わってくる、重要事項だと思います。
さて、人事労務周りのＩＴツールを使う上では、社内ルールが仕様に該当します。始業～終業、休憩時間、休日、休暇、等、ナントナクでは、ＩＴツールによる管理は難しいことは明白です。
- 社内ルールがある
１．そのままで良いのかを見直したうえで、ＩＴツールへ反映します。 - 社内ルールがない
２．現状を踏まえた社内ルールを作成して、ＩＴツールへ反映します。
３．ＩＴツールに合わせて社内ルールを作成してしまう（※あまりおススメできません）。
なお、更に一歩すすみ、ＩＴツールによる効果享受以上に成果を得たいならば、現場業務の「棚卸し～見直し～再構築」を行いましょう。その場合は、さらに社内ルールの見直しが必要になります。
○ point：現場業務の棚卸しは最低でも実施する！
現在「業務フロー」を書き出してみましょう！
改定「業務フロー」ＩＴツールを導入した場合と比較してみましょう！
まず、現在「業務フロー」を書き出してみましょう。そうすることで、「やはり思っていたとおり○○が問題だ！」等の再確認や社内共有、「えっ、こんなところに思わぬ問題が！」等の発見があるはずです。気付いている又は見つけたからには、改善していかねばなりません。
次に、各ベンダーが公開しているＩＴツール導入による業務フローを手元に、自社のそれと比較してみましょう。問題は解決できそうでしょうか。どの程度解決できそうでしょうか。コストに見合うでしょうか。
比較する際は、同じフォーマットに図解してみると、議論も捗ります。ベンダーの綺麗で格好良いものを使うと、どうしてもそちらに引っ張られてしまいます。サイズ感も違うため、描きにくいかと思います。そこで、サンプルのため恐縮ではありますが、上記図のような簡易的なものでかまいませんので、是非とも用意してみてください。
このようなステップを経て、自社ニーズにマッチしたＩＴツールを導入できれば、効果享受だけでなく定着化もすすむはずです。なお、自社ニーズとは「現状のやり方」だけでなく「問題解決」も含むところがポイントです。
便利なＩＴツール、本当の便利さを体感できるように導入したいものです。
まずは「社内ルールの有無チェック」と「現場業務の棚卸し」から着手してみてはいかがでしょうか。
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中小企業診断士 山下典明
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