個人情報保護方針【個人情報保護の理念】 社会保険労務士法人ことのは（以下、当社）は、人事・労務管理に関する相談、労働保険・社会保険諸法令に基づく手続きを事業の核とした事業活動を行っています。事業活動を通じて本人から取得する個人情報及び当社従業者の個人情報（以下「個人情報」という。）は、当社にとって重要な情報であり、その個人情報を確実に保護することは、当社の重要な社会的責務と認識しております。したがって、当社は、事業活動を通じて取得する個人情報を、以下の方針に従って取り扱い、個人情報保護に関して、本人への「安心」の提供及び社会的責務を果たしていきます。 【方針】 1．個人情報の取得、利用及び提供に関して ・適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得いたします。 ・利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を利用いたします。 ・個人情報を第三者に提供する場合には、事前に本人の同意を取ります。 ・取得した個人情報の目的外利用はいたしません。また、そのための措置を講じます。 ・目的外利用の必要が生じた場合は新たな利用目的の再同意を得た上で利用いたします。 2．法令、国が定める指針その他の規範（以下、「法令等」という。）に関して 個人情報を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業者（以下、「従業者」という）に周知し、遵守いたします。 3．個人情報の安全管理に関して ・個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損などの様々なリスクを防止すべく、個人情報の安全管理のための迅速な是正措置を講じる体制を構築し維持いたします。 ・点検を実施し、発見された違反や事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。 ・安全に関する教育を、従業者に徹底いたします。 4．苦情・相談に関して 個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、個人情報問合せ窓口を設け、迅速な対応が可能な体制を構築し、誠意をもって対応いたします。 5．継続的改善に関して ・当社の個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護のため、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策及び内部規程に反映し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。 ・改善においては、法令等及びJIS Q 15001に準拠いたします。
制定日 2017年5月1日 最終改正日 2022年11月1日 社会保険労務士法人ことのは 代表社員 飯田剛史 個人情報の取り扱いについて 会社名：社会保険労務士法人ことのは 代表者名：飯田剛史 住所：神奈川県横浜市西区みなとみらい2-2-1 横浜ランドマークタワー30階
【個人情報保護方針の内容についての問合せ先】 社会保険労務士法人ことのは 個人情報問合せ窓口 TEL：045-264-8970（平日9:00 ～ 18:00） FAX：045-264-8971(24時間受付) E-mail：info@sr-kotonoha.or.jp 個人情報に関する責任者：個人情報保護管理者 飯田剛史
| 個人情報の種別 | 利用目的 | 開示区分 |
| WEBお問い合わせを頂いた方の情報 | お問い合わせへの対応、サービスに関するご案内 | 開示 |
| お取引先情報 | 引き合いへの対応、受注活動、契約交渉、契約の締結、契約事項の履行、顧客との連絡のため | 開示 |
| 採用候補者・応募者の方に関する情報 | 採否の検討及び決定、その他の情報に関する各種連絡のため | 開示 |
| 社員情報 | 雇用管理及び業務遂行のため、非常時の連絡のため | 開示 |
| 社会保険労務士業務において企業から預託された従業員個人情報 | 労働・社会保険諸法令に基づき作成、届出、申請する各種届出書、申請書、その他文書について、適正、確実、迅速な手続きを行うため | 非開示 |
| 給与計算業務において企業から預託された個人情報 | 給与計算業務委託に基づき給与計算を行うため、また給与計算に付随した連絡のため | 非開示 |
【保有個人データの安全管理のために講じた措置に関して】
| 基本方針の策定 | 当社Webサイトにて個人情報保護方針を公表しております。 |
| 規律の整備 | 取得、利用、提供、廃棄といった段階ごとに、取扱方法や担当者及びその任務等について規定を策定し、定期的に見直しを実施しております。 |
| 組織的安全管理措置 | 定期的な自己点検、内部監査、外部監査を実施しております。 |
| 人的安全管理措置 | 従業者から秘密保持に関する誓約を取得、および、従業者への定期的な教育を実施しております。 |
| 物理的安全管理措置 | 個人情報を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体の盗難等の防止等を実施しております。 |
| 技術的安全管理措置 | 外部からの不正アクセスから保護する仕組みを導入しております。 |
| 外的環境の把握 | 個人情報等についてクラウドサービスを利用して保管しております。 当社は、当該クラウドサービスが適切なアクセス制御を行っていることを確認の上、これらの国、地域における個人情報保護制度も把握するように努めております。 |
【開示等の請求手続きに関して】 当社が保有する保有個人データに関して、ご本人又はその代理人からの、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供の記録（以下、“開示等の請求”という。）にご対応させていただく場合の手続き方法は、下記のとおりです。 1. 開示等の請求の申出先 開示等のご請求については、個人情報開示等請求書に必要書類を添付の上、郵送によりご提出ください。郵送の場合、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。なお、封筒に朱書きで「個人情報開示等請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。 2.開示等の請求における提出書面 開示等のご請求を行う場合は、個人情報開示等請求書に所定の事項を全てご記入ください。 3.本人確認 当社は開示等請求者の本人確認のため、お電話による照合を行います。ただし電話による照合が出来ない場合、運転免許証、住民票、健康保険証等のコピーを提示していただく場合がございます。 4.代理人による開示等のご請求 開示等のご請求を代理人に委任する場合は、個人情報開示等請求書に加えて、下記の書類をご同封ください。 (1)代理人本人であることを確認するための書類（コピー） 運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか１点 ※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい。 (2)委任状（ご本人により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。） 5.開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料 個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、１回の請求ごとに、500円（税込み）の手数料をいただきます。手数料のお支払いは、銀行振込みにて500円（税込み）をお振込みください。 ※ご本人確認の際、振込先口座情報をお伝えします ※振込手数料はご負担ください なお、手数料が不足していた場合、または、お振込の確認が出来ない場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。 6.開示等のご請求に対する回答方法 ご請求者よりいただきました方法（メール、FAX、郵送）により、ご回答いたします。 ご不明な点および当社が保有する個人データに関する苦情・相談などがございましたら下記窓口までご連絡下さい。
| 【個人情報問合せ窓口】 社会保険労務士法人ことのは 個人情報問合せ窓口 TEL：045-264-8970（平日9:00 ～ 18:00） FAX：045-264-8971(24時間受付) E-mail：info@sr-kotonoha.or.jp 個人情報に関する責任者：個人情報保護管理者 飯田剛史 |
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