皆様こんにちは！
社会保険労務士法人「ことのは」
中小企業診断士の山下典明です。
- （原則）紙面で管理。
- データ管理するならば紙面出力が即時可能なことは必須。
- データ管理＝単なるフォルダ格納、ではない！
- セキュリティ面への配慮も必要。
派遣元管理台帳、ここには個々の労働者派遣に関する情報が、事細かに記録されている（はずです）。しかし、派遣労働者数が多く、さらに契約期間も短期間が多い場合、その記録量は膨大になるでしょう。管理を徹底しなければ、ただ積んであるだけの書類の山と化します。
そこで考えつくのが電子化です。派遣元管理台帳に登録すべき情報を、サーバー等で一元管理でければ、書類の山となることは回避できそうです。
- データ管理するならば紙面出力が即時可能なことは必須。
- データ管理＝単なるフォルダ格納、ではない！
派遣元管理台帳は「存在」するだけではダメです。必要な時に必要な情報を効率的に出力できなければ、「管理台帳」の意味を成しません。労働局調査が入った際、提示を求められた情報を、速やかに提示することができなければ、派遣元管理台帳の整理整頓等、是正勧告を受けることは避けられないでしょう。
- セキュリティ面への配慮も必要。
派遣元管理台帳、（原則）紙面で管理されるものであり、施錠可能な書棚で保管されるべきものです。ということは、これが電子化された場合であっても、同様な状態を維持する必要があります。具体的には、、、
- 外部アクセスとの遮断（インターネット等）
- アクセス制限（アクセス権限・パスワードア設定等）
- 暗号化
このように、鍵をかけた状態にしておく必要があります。
紙面管理よりも電子管理の方が安全な時代となりつつありますが、単なる電子データ化はリスク拡大の要因になりえますので、ご注意ください。
中小企業診断士 山下典明
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